Ab Tag eins: Die Dokumentation entsteht von selbst.
Jede E-Mail und jeder Baustelleneintrag wird datiert und versiegelt, bevor jemand weiss, dass er wichtig wird.
Die verifizierte Dokumentation des Bauens.
SiteActa erfasst E-Mails, Fotos und Anweisungen eines Projekts, während sie eintreffen, zerlegt jeden Verlauf in einzelne Einträge mit eigenem Datum und eigener Urheberschaft und versiegelt jeden davon im Moment des Eingangs. Fragt jemand nach dem Ablauf, ist die Chronologie bereits geschrieben. Es bleibt nichts zu rekonstruieren, und niemand verbringt einen Monat neben der eigentlichen Arbeit in alten Postfächern.
Jede E-Mail und jeder Baustelleneintrag wird datiert und versiegelt, bevor jemand weiss, dass er wichtig wird.
Fragen Sie, wer zuständig ist, und erhalten Sie die Antwort mit dem zitierten Vertragstext. Wo der Vertrag unklar ist, sagt SiteActa das.
Leistungslücken und Mehrkosten werden aus den Belegen erfasst, vom Team freigegeben und stehen für die nächste Ausschreibung bereit.
Beispiel einer Erkenntnis ansehen →General- und Totalunternehmer sowie Baumanagement bei Projekten von CHF 20 bis 250 Mio.: Pharma, Rechenzentren, anspruchsvoller Ausbau, HLKSE-intensive Arbeiten. Gesamtprojektleitung und Bauleitung, welche die Arbeit Woche für Woche führen, und daneben die kaufmännischen, Nachtrags- und Risikoteams.
Das Baustellenteam muss nichts Neues lernen. Es setzt eine Adresse ins CC oder teilt ein Foto. Den Rest übernimmt SiteActa.
Setzen Sie die Projektadresse in den E-Mail-Verlauf oder teilen Sie Fotos und Notizen direkt von der Baustelle. Subunternehmer und Fachplaner brauchen kein Konto und ändern nichts an ihrer Arbeitsweise. Die Erfassung funktioniert auch ohne Verbindung und synchronisiert, sobald sie wieder da ist.
Ein Verlauf, der drei frühere Antworten zitiert, wird zu vier eigenständigen Einträgen, jeder mit eigenem Absender, eigenem Datum und eigenem Text, datiert nach der Nachricht selbst und nicht nach dem Zeitpunkt des Eingangs bei uns. Kein einziger Textblock mit dem heutigen Datum.
Jeder Eintrag erhält bei der Erfassung einen SHA-256-Fingerabdruck. Spätere Änderungen werden von der Anwendung und von der Datenbank unabhängig voneinander abgewiesen, und bei jedem Foto, das über seine EXIF-Daten eine Aufnahmezeit behauptet, wird diese gegen die Datei selbst geprüft. Eine Angabe, die dabei durchfällt, wird protokolliert und abgestuft, nicht stillschweigend übernommen.
Durchsuchen Sie die Dokumentation oder erzeugen Sie in Minuten eine verifizierte Chronologie und ein vollständiges Project Record, jederzeit im Projekt. Das Project Record führt die Hashwerte mit sich und, sofern eine Zeitstempelstelle konfiguriert ist, einen unabhängigen RFC-3161-Zeitstempel.
Funktioniert neben allem, was im Projekt bereits im Einsatz ist. Die Nachweise treffen per E-Mail ein, es muss also nichts ersetzt, integriert oder migriert werden.
Nehmen Sie die Vorgeschichte mit. Laden Sie Korrespondenz hoch, die vor SiteActa entstanden ist: Sie wird erfasst, versiegelt und als historisch gekennzeichnet, damit der Unterschied zwischen Beweisbarem und Behauptetem benannt und nicht verdeckt wird.
Ein fiktives Projekt, aufgebaut wie SiteActa ein laufendes Projekt aufbaut. Sie sehen die Zusammenfassung der Position, die datierte Chronologie mit jeder versiegelten E-Mail, die noch offenen Punkte und eine Vertragsfrage, beantwortet mit wörtlich zitierten Klauseln. Jeder Abschnitt erklärt, was Sie gerade sehen.
Fiktives Projekt und fiktive Firmen. Keine Anmeldung nötig.
Einem Unternehmer wurde in Sitzung um Sitzung mitgeteilt, dass Bereiche beheizt werden müssen, bevor der Epoxidboden eingebracht werden kann. Es geschah nichts. Nach wochenlangem Hin und Her wurde die Heizung eingebaut, verspätet, und der Boden folgte.
Monate später kam die Sache als Forderung für Wartezeit und Material zurück.
Jeder einzelne Nachweis war vorhanden. Protokolle, Baustellennotizen, E-Mail-Verläufe ohne gemeinsamen Betreff und ohne sonstigen Zusammenhang. Vier Personen haben den grössten Teil eines Monats damit verbracht, das neben der eigentlichen Arbeit wieder zusammenzusetzen. Am Ende stand eine Einigung bei etwa der Hälfte, nicht weil der Unternehmer im Recht war, sondern weil das Rekonstruierte nie klar genug war, um die Verantwortung eindeutig zu benennen.
Genau diese Chronologie hält SiteActa bereits. Jede Anweisung, jede Antwort, jedes Foto, abgelegt zum Thema am Tag des Geschehens und bei der Erfassung versiegelt. Wenn die Forderung eintrifft, öffnen Sie das Thema und die Abfolge liegt vor: wer wann informiert wurde, in seinen eigenen Worten, mit Daten aus den Nachrichten selbst und Dateien, die gegen nachträgliche Änderung versiegelt sind.
Die Rekonstruktion dauert keinen Monat. Sie entfällt.
Das Register ist eine nummerierte, datierte und zugeordnete Aufstellung dessen, was gesagt und getan wurde, ohne jede Wertung. Die schriftliche Darstellung wird aus diesem Register erzeugt, und jede Aussage darin verweist auf einen nummerierten Eintrag. Sie können die Fakten ohne die Darstellung lesen und die Darstellung gegen die Fakten prüfen.
Nachrichten, die in der Korrespondenz erwähnt, aber nie erfasst wurden. Fragmente, die aus der Chronologie ausgeschlossen sind, und weshalb. Einträge ohne Hashwert der Originalnachricht. Dieser Abschnitt erscheint, ob etwas fehlt oder nicht, damit Sie vor dem Entscheid wissen, worauf Sie sich stützen.
Erreicht dieselbe E-Mail die Dokumentation zweimal und weichen die beiden Fassungen voneinander ab, wird die Abweichung ausgewiesen und nicht stillschweigend zugunsten einer Fassung aufgelöst.
Die schriftliche Darstellung wird einmal erzeugt, als nummerierte Version mit eigenem SHA-256 gespeichert und mit dieser Version und diesem Hashwert auf der Seite gedruckt. Eine erneute Erzeugung erstellt eine neue Version und überschreibt die bestehende nicht.
Bauherrschaft, Revision, Subunternehmer oder eine andere Partei können die Hashwerte selbst nachrechnen und den RFC-3161-Zeitstempel prüfen, sofern einer vorliegt. Ohne Zeitstempel-Token ist die erfasste Zeit eine Angabe der Plattform.
Die unabhängige Zeitstempelstelle bestätigt, dass dieser genaue SHA-256-Hashwert zum angegebenen Zeitpunkt existierte. Dies belegt nicht, dass der Inhalt sachlich richtig ist. Dies ist kein qualifizierter elektronischer Zeitstempel nach dem schweizerischen ZertES oder der EU-eIDAS-Verordnung.
Was hier belegt wird, ist genau umrissen: dass ein Eintrag seit der Erfassung unverändert ist und an einen Zeitpunkt gebunden. Es wird nicht behauptet, dass sich ein Ereignis so zugetragen hat, wie es beschrieben ist.
Ein Gerüst hatte Spalten zwischen den Belägen, breit genug, um eine Gefahrenstelle zu sein. Der Unternehmer stellte eine sechsstellige Forderung, um sie mit einem Spezialbelag zu schliessen, als Leistung ausserhalb seines Vertrags. Im Hauptvertrag stand dazu nichts. Ausmass, Zuständigkeiten, nichts davon erfasste die Spalten. Auf dieser Grundlage sieht die Forderung berechtigt aus.
Es stand im Sicherheitskonzept des Projekts, das in diesen Vertrag einbezogen war: Der Unternehmer war verpflichtet, einen sicheren, gefahrenfreien Arbeitsbereich bereitzustellen. Ziffer, Seite und ein belegendes Bild. Die Forderung wurde zurückgezogen. Die Gefahrenstelle ebenfalls.
Wer nur das naheliegende Dokument durchsucht, erhält nicht nichts. Er erhält die falsche Antwort, mit vollständiger Überzeugung.
Stellen Sie eine Frage in normaler Sprache über sämtliche Verträge des Projekts hinweg, auf Deutsch oder Englisch, und erhalten Sie eine klare Antwort mit wörtlich zitierter Klausel sowie Dokument- und Seitenangabe, oder die genauen Klauseln zur Prüfung, wenn die Verträge nicht eindeutig sind.
Automatisierte Vertragsanalyse, immer gegen den vollständigen Vertrag prüfen. Keine Rechtsberatung.
Eine vollständige Vertragsantwort in der Beispielakte ansehen
Die Planung der Baubehelfe liegt beim Spezialunternehmer im Los Vorbereitungsarbeiten, Ziffer 4.2.
Kleine Forderungen, die unbeantwortet bleiben, verschwinden nicht. Sie summieren sich und treffen am Projektende als eine grosse ein. Zu diesem Zeitpunkt ist die Begründung ein Jahr alt und in niemandes Erinnerung mehr vorhanden.
Beantworten Sie sie zum Zeitpunkt, mit Klausel und Datum, und es bleibt nichts zu rekonstruieren.
Kein SOC 2, kein ISO 27001, kein Penetrationstest durch Dritte. Das sagen wir lieber offen, als eine Zertifizierung anzudeuten, die wir nicht besitzen. Projektinhalte liegen im Ruhezustand in der EU, die KI-Verarbeitung ist im Code auf die EU festgelegt, und jeder Anbieter, der Ihre Daten berührt, ist in einem veröffentlichten Subprozessorenverzeichnis mit Datum der letzten Aktualisierung benannt.
Jede Vertragsantwort in SiteActa durchläuft mehrere Prüfungen, bevor Sie sie sehen. Die relevanten Klauseln aus allen Ihren Verträgen werden gefunden und Klausel für Klausel gelesen. Die entscheidenden Klauseln werden dreimal unabhängig gelesen, und mindestens zwei Lesungen müssen übereinstimmen. Ist das der Fall, erhalten Sie eine klare Antwort mit wörtlich zitierter Klausel. Wenn nicht, zeigt SiteActa die Klauseln nebeneinander und sagt Ihnen, was zu prüfen ist. Es wird nie geraten. Stellen Sie dieselbe Frage zu denselben Dokumenten erneut, erhalten Sie dieselbe Antwort. Ändert sich ein Dokument, wird die Antwort neu geprüft. Eine Antwort dauert rund 15 Sekunden, weil sie vorher geprüft wird.
Melden Sie ein Problem direkt bei jeder Antwort: Wir sehen, was Sie gesehen haben, ohne dass Sie es erklären müssen. Jede gemeldete falsche Antwort wird geprüft und in unsere Testfragen aufgenommen.
Denn eine falsche Antwort auf eine einfache Frage kann ein Projekt mehr kosten, als jede Software einspart.
Erfassen Sie eine Leistungslücke oder Mehrkosten mit einem Klick, direkt beim Thema, bei der Vertragsantwort oder beim Nachtrag, wo Sie sie gefunden haben. Beim nächsten Projekt listet SiteActa die passenden Lessons mit der von Ihrem Team vorgeschlagenen Vertragsformulierung auf, prüft den neuen Vertrag anhand der Schlüsselbegriffe darauf und zeigt die vermiedenen Kosten als Schätzung Ihres Teams.
Lessons werden von Ihrem Team verfasst und freigegeben und bleiben innerhalb Ihres Unternehmens.
SiteActa wird von Darren Waldron entwickelt, Gründer der DSWaldron GmbH, aus 24 Jahren internationaler Bauerfahrung (Zimmermann, dann Bauleiter, dann Senior Superintendent und Bauherrenvertreter) in Datencentern, Pharmaprojekten, Innenausbau, Gewerbe- und Industrieprojekten. Er war es leid, zuzusehen, wie gute Leute Nachträge, Zeit und Geld verlieren, die ihnen zugestanden hätten, weil sich der Beweis nicht rechtzeitig finden liess.
Gebaut so, wie Bauteams tatsächlich arbeiten, nicht so, wie Softwareanbieter es sich wünschen.
Kein Pitch, ein direktes Gespräch darüber, wie es zu Ihren Projekten passt.
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